Como fazer um fluxograma? Neste vídeo você irá descobrir como elaborar Fluxogramas de maneira clara e objetiva. Para saber mais: www.fm2s.com.br/curso-fluxogr...
Hoje vamos falar sobre fluxograma que é uma das ferramentas mais conhecidas nas empresas. Com o fluxograma é possível, de maneira sistemática, entender como um processo funciona, seus pontos decisão, seu início e seu final. Com um fluxograma em mãos, conseguimos de maneira visual entender todas as etapas de um processo o que nos permite padronizar.
No vídeo de hoje, vamos falar como você consegue sair da confusão do dia a dia e chegar até um bom fluxograma. Também falaremos sobre algumas reflexões de como utilizar a ferramenta e alguns truques e macetes de como utilizá-lo melhor ainda para otimizar seu tempo e seus resultados da empresa.
Antes de começarmos a comentar sobre como elaborar um fluxograma, precisamos ensinar algumas noções básicas. A primeira delas é sobre os tipos de fluxograma. Existem inúmeros tipos, mas dois são os principais e cada um deles tem uma característica específica.
O primeiro é o chamado fluxograma vertical. Esse mostra as relações entre as atividades, os pontos de decisão, os fluxos de trabalho etc. Ele é bem simples e com ele, se torna bem fácil visualizar a sequência das atividades, mas se importa pouco com quem está realizando cada atividade.
O segundo tipo é o que chamamos de multifuncional. Nele a pessoa, cargo ou departamento que realiza cada atividade deve ser indicado, evidenciando como eles interagem entre si. Também antes de começar, é preciso conhecer os blocos usados na confecção do fluxograma. Os principais são mostrados aqui.
Merecem atenção especial aqueles no início e fim de processo, ponto de decisão e os retângulos de atividade. Agora que já sabemos o básico, podemos partir para um. Até mesmo no nosso processo usando o fluxograma, o primeiro questionamento a ser feito para elaborar é: quais os limites do processo onde ele começa e onde termina. Esta, nem sempre é uma pergunta simples, principalmente tratando-se de serviços. Usar a ferramenta do SIPOC pode ser uma ótima estratégia para começar.
Com ela vamos visualizar as entradas e saídas desse processo, podendo assim, limitá-lo claramente. Definido isso, devemos identificar as pessoas envolvidas para entrevista-las e entender suas atividades. Isso influencia muito, principalmente na escolha do tipo de fluxogramas.
Se forem muitas pessoas de diferentes departamentos, recomenda-se o uso do fluxograma multifuncional. Para a visualização das informações, fica mais fácil para as entrevistas utilizar a ferramenta do SIPOC novamente e identificar o que entra de cada fornecedor e o que sai para cada cliente em cada atividade.
O SIPOC torna muito fácil a conexão entre cada atividade. Posteriormente nesta fase é muito interessante também, saber o nível de detalhamento que se deseja. Se inicia do mais macro mais para o mais micro e tudo depende do que queremos visualizar. Às vezes, muitos problemas podem ser resolvidos com detalhamentos macro sem gastar muito tempo com detalhamento micro.
Terminadas as entrevistas limpamos tudo e fazemos o nosso programa resumidamente. Então, nosso roteiro para a montagem do fluxograma é: defina o processo a ser medido, tenha claro onde ele começa e onde termina, identifique quem são os envolvidos, realize entrevistas usando ferramentas, gere hipóteses para entender o que entra e o que sai de cada um, entenda também como é o processamento usando o nível de detalhes mais apropriado.
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