Great & Clear Explanation, ❤ I believe organizing things is one of the best skill in life👌

Love your channel Lea! So glad I found it. Thank you for the great content and the effort you put into each tutorial. Appreciate it.

I am an administration staff. I adjust my section very messy NAS folders. It took ±3 years to finish and running well. A year ago, they moved me to other section which has much more messy than the first one. I dont know how many years to clean up this section folders 😢 I did your date-based & name-based arrangement and it suits me very well. It works until now. Your video will be very inspiring for many staff out there.

It's great to see your video about file management. I have been using date-based file convention for the last 17 years. So can reproduce any document in a while. Your tips are always useful. Thank you so much.

Aptly great subject....Thank you very much indeed.

Just what I needed to see, at exactly the right moment - thank you! 🙏

I really found the PARA Method to work the best for me. Kinda like this but adding a layer on top of what you described: Areas of Responsibility, Resources, Projects and Archive

Awesome tutorial! Your tips for organizing folders in Windows are super helpful. Thanks for making it so easy to follow!

Thank you very much for explaining the most straightforward, simple, and truly effective method I have seen in a long time (I say this with at least 10 months of experience).

Great Video! I'm going to basics! Cheers Russ from Australia

Feels good to know that I've adopted all of this (and some more) at my practice, since 1995. Clients are zapped when i (and my team) are able to hand them the historical data in the blink of an eye.

File organization is the big challenge, n i think ur video will be of great Assistance

Thank you its meaning for me.😊 This is what i find for a long time. It’s very helpful. 🎉❤

Love your program, Thank you! The folders I have created like “Home, Education, employment etc. should I place them directly on one drive or documents folder in one drive?

Lea, thank you for this video❗. Method and systematicity are fundamental as the complexity of archiving grows. Personally, I assign an evocative .ico image to the key folders so that their name becomes superfluous, and I create hyperlink shortcut files for the cross-navigation among different folders.

Great video. It has come up at a time when my external drive crashed and I had to do some data restoration. Now I have to go through a manual process of organizing it into a better structure than it is in now

Very helpful. Thank you!

Thank you Sir! Just signed up to the academy

Thanks for your input! Through the years, I've always searched about digital file organization. It's kinda hard when you work with different projects and a lot of file formats and versions of the same project. For now, I'm using like this: Desktop > Projects > Client Name. Inside the client name, there are many projects folders that I name like this: 2024.04 - Project Name. Inside the project name folder, there's this structure: 00_Documents 01_References 02_Project_Files 03_3D_Model 04_Images 05_Textures 06_Assets In inside every folder, there are files in .pdf, .dwg, .max, .obj, .jpeg, .png, .tiff, .rvt, .3ds... and the list goes on. That's the best way I find to organize everything, it's the simplest way that I've found. I didn't decided yet if I work if - and _ on files, with everything with upper, lower or mixed case. Didn't decided how do I do with files that I can't change the name to organize. Because if I change the name, will broke the file path.

Agree -- the music confuses the effectiveness of communication to me too! It would be better for me to not having dueling audio signals coming at me.

From Egypt with respect, much appreicated 😎😎

Thank you!

This is excellent 🤝

Hi Lea. Thanks for the many nice tips and tricks. There is one thing I wonder about and if you know anything about. I like to see the status of my files in the directories and have chosen to have the archive attribute in front of the file name that is in the directory. The problem is that I have to program it into the weather directory I have under the directory my documents. Do you have a suggestion for how this could be made easier? With best regards Robert.

The question keeping in my head over years is why there are more people prefer to using - instead of space

Is it best to name files with underscore or dashes or space between words?

Simple but useful

Very useful. Keep Up

First ! Greetings from Czech republic ❤ Jaroslav

what's the name of the song? I like it, very chill

Amazing thank you, WIll use this

Hi Lea, Im interested to know if anyone has experienced a problem with moving their files into a new partial or complete file structure. I have found that this is time consuring and sometimes problematic with windows seeming to cause issues with duplicate file names, permissions in some cases and a range of other issues from time to time. Do you know of any software tools that might assist in this reorganising process?

Love to follow your explanation but the music is really stopping me. Can you disable the music please?

Good one :))

I use folders more than I like because Apple has not given us a robust tagging system. Thank, Apple's Spotlight search is strong enough to overcome a lot of that. Even with Spotlight, I would like to have a real tagging system integrated into the Finder. Back to folders…the biggest problem I have with folders is that they do not handle documents that are related but cross may topics. For example, I may have an invoice with an option for payment on terms over time for a health issue like a big surgery. Does this document go into the Health folder? A Finance folder? An Insurance folder? Maybe a Legal folder because it is part of a personal injury suit? Tagging the document allows me to find this document for any of these issues.

You can make your life easier by looking into the concepts of tags and keywords. Using tags and keywords greatly reduces the need for more descriptive file names. Also, there are concepts such as flags, but that's another story.

Hey Lea , very good video . I can do better editing in your videos which can help you to get more engagement in your videos . Pls lmk what do you think ?

Same. No music. We’re here to learn.

we need the same but with browser bookmarks

Use date format yymmdd, that Way you Can sort it in the correct order

Hi Lea, Thank you for sharing your insights, however background sound is so annoying.

📂 Organizar arquivos e pastas por tópicos selecionados. 🎯 Mantenha o número de pastas entre 5 e 8. 🧱 Gerencie o conteúdo das pastas por categoria ou por nome. 📄 Utilize nomes de arquivos apropriados para facilitar a busca.

Give time to organization.... And you will find a way.....

Can I have a discount for digital architect ?

Why would you ruin your "perfect amount of accent" with unnecessarily high volume of music? 🙄

With hundreds of thousands of files in my 4 SSDs right now, it would take me a month or two to fully organize them. Just images alone has more than 52,000 of files in different folders and locations. Some were already organized in years. Most (I guess 80% or so) are still scattered. Imagine all the other files?

use everything program instead

🗄 Métodos de Organização de Arquivos: O guia discute diferentes métodos de organização de arquivos, como por tipo, data ou projeto. Cada método possui suas vantagens e desvantagens, e o ideal é escolher o que melhor se adapta à sua forma de trabalho e necessidades. Organização por Tipo: Ideal para encontrar rapidamente arquivos de um determinado tipo, como documentos, imagens, planilhas, etc. Organização por Data: Ideal para encontrar arquivos relacionados a um período específico, como relatórios de um determinado ano ou projetos de um determinado mês. Organização por Projeto: Ideal para reunir todos os arquivos relacionados a um projeto específico, facilitando o gerenciamento e colaboração em equipe. 📁 Estrutura de Pastas: A criação de uma hierarquia de pastas lógica é essencial para navegação e organização eficientes. O guia explica como criar uma estrutura de pastas intuitiva, escalável e personalizada. Intuitiva: A estrutura de pastas deve ser fácil de entender e navegar, para que você possa encontrar seus arquivos rapidamente. Escalável: A estrutura de pastas deve ser flexível o suficiente para acomodar novos arquivos e pastas à medida que sua base de dados cresce. Personalizada: A estrutura de pastas deve ser adaptada às suas necessidades e estilo de trabalho. 📝 Convenções de Nomenclatura de Arquivos: O guia destaca a importância de convenções de nomenclatura claras e consistentes para facilitar a identificação e recuperação de arquivos. Ele fornece dicas sobre como incorporar datas, versões e descrições nos nomes dos arquivos. Datas: Incluir a data no nome do arquivo (por exemplo, "20230115_Relatório") permite organizar arquivos cronologicamente, facilitando a localização de versões mais recentes. Versões: Adicionar um identificador de versão (por exemplo, "v1", "v2") ao nome do arquivo permite manter o controle das diferentes versões de um documento. Descrições: Usar descrições claras e informativas no nome do arquivo (por exemplo, "Relatório de Vendas Q1 2023") facilita a identificação do conteúdo do arquivo. ☁ Armazenamento em Nuvem e Backups: A importância do armazenamento em nuvem e práticas de backup eficientes para garantir a segurança e acessibilidade dos dados é discutida. O guia aborda a escolha de provedores de armazenamento em nuvem, práticas de sincronização e backup, e medidas de segurança. Escolha do Provedor: Considerar fatores como espaço de armazenamento, segurança, recursos de colaboração, tempo de atividade e suporte ao cliente. Sincronização e Backup: Estabelecer um cronograma de backup regular e utilizar recursos de sincronização automática para garantir que seus arquivos sejam atualizados em todos os seus dispositivos. Segurança: Utilizar senhas fortes, autenticação de dois fatores (2FA) e criptografia para proteger seus dados na nuvem. 🤝 Gerenciamento de Documentos para Profissionais: O guia fornece dicas para profissionais que buscam um sistema de gerenciamento de arquivos profissional, incluindo práticas de manutenção, estratégias de arquivamento e gerenciamento de colaboração. Manutenção Regular: Estabelecer ciclos de revisão para limpar arquivos desatualizados, reorganizar pastas e atualizar documentos. Estratégias de Arquivo: Arquivar documentos antigos em uma pasta separada ou em um dispositivo de armazenamento externo para organizar o espaço de trabalho principal. Gerenciamento de Colaboração: Utilizar permissões de acesso para garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso aos documentos apropriados. 🧰 Ferramentas de Organização de Arquivos: O guia destaca o uso de ferramentas de organização de arquivos como FreeCommander (Windows) e Pathfinder (Mac) para automatizar e otimizar o gerenciamento de arquivos. FreeCommander: Um software gratuito que oferece recursos como visualização de duas janelas, navegação por guias, interface personalizável e pesquisa avançada. FreeCommander é um gerenciador de arquivos gratuito para Windows que oferece uma alternativa ao gerenciador de arquivos padrão do sistema. Ele possui diversos recursos que facilitam o trabalho diário com arquivos e pastas. Tecnologia de duas janelas: Permite visualizar e gerenciar dois painéis simultaneamente, horizontal ou verticalmente. Interface com abas: Permite abrir várias pastas em abas dentro da mesma janela, facilitando a navegação entre diretórios. Acesso total à área de trabalho: Permite gerenciar arquivos e pastas na área de trabalho com facilidade. Visualizador de arquivos integrado: Permite visualizar arquivos em diferentes formatos, como hexadecimal, binário, texto e imagem. Gerenciamento de arquivos compactados: Suporte para arquivos compactados ZIP (leitura e escrita), incluindo visualização de arquivos e miniaturas dentro de arquivos compactados. Plugins para outros formatos de arquivos: Permite a integração de plugins para lidar com outros formatos de arquivos compactados, como RAR e 7z. Outras funcionalidades: O FreeCommander oferece uma ampla gama de outras funcionalidades, como pesquisa de arquivos (incluindo dentro de arquivos compactados), busca por duplicatas, criação e verificação de somas de verificação MD5 e SHA, exclusão segura de arquivos, renomeação em massa de arquivos, suporte para caminhos de arquivos com mais de 255 caracteres, propriedades de arquivos e menu de contexto, cálculo do tamanho da pasta, comparação e sincronização de pastas, modificação da data e atributos de arquivo, favoritos de pastas e programas, filtros de arquivos (incluindo expressões regulares), colunas definidas pelo usuário para exibições detalhadas, visualizações automáticas, cliente FTP/SFTP simples, acesso a dispositivos móveis (como smartphones e tablets), linha de comando DOS, visualizador rápido, pesquisa rápida, filtro rápido, iniciador rápido, instantâneos da área de trabalho, teclas de atalho personalizáveis, configuração flexível da maioria dos recursos, esquemas de cores e suporte para vários idiomas. Pathfinder: Um software pago que oferece recursos adicionais, como navegador de duas janelas, operações de arquivo avançadas, personalização de módulos e integração com os utilitários do macOS. Pathfinder é um gerenciador de arquivos para macOS que oferece recursos avançados que vão além das funcionalidades do Finder padrão. Navegador de duas janelas: Permite visualizar e gerenciar dois painéis simultaneamente, facilitando a transferência de arquivos entre pastas. Operações de arquivo avançadas: Permite executar operações de arquivo mais complexas, como renomeação em massa, marcação de arquivos e criação de teclas de atalho. Personalização de módulos: Permite personalizar módulos para atributos como tamanho, data, permissões e outros, oferecendo uma visão detalhada dos arquivos. Integração com utilitários do macOS: Integra-se perfeitamente com o macOS, aprimorando os recursos nativos e adicionando suas próprias ferramentas.

This is literally a rehash of the HBR article that was out last year.

Programming taught us to take care of *"Naming Conventions"* and to *"Keep It Simple Stupid (KISS)"*. Even more when it comes to Sorting & Searching; *"Algorithms"* will be the clue. Learn programming guys. 😎😂

would of been better if you turn down the music, it put me off.

I can't listen to this because of the music.

I had to turn this off, I'm afraid. Anyone with any measure of hearing difficulty simply can't cope with music and voice at the same time. It sends stress levels up high right away, and it means that focusing on the speech is such a struggle that it's far easier to give up, as did I. Sorry.

Can you please repeat, I'm confused by that irritating muzak.

Music very annoying. It is a pity

Dematt is correct….lose the music

Seem interesting but the background music is just too loud and distracting. Please re-upload the video without it.

I think your videos would be much better if you would hit straight to the action instead of talking too much about the topic it self. The attention span is very short these days with Insta and TikTok around

Nonsense

This will never work. Just record the meta data with a control number in a Register, electronic one. Ask first the control number when trying to retrieve a record If not available, then customer phone, and decide based on available data and confirm from customer.

🙏 Please please SLOW DOWN you sound like a Nascar on the run. That cheese music gotta go its just annoying people. Need to tune it down. Take a deep breath and SLOW DOWN

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