Если какой либо документ был уже обговорен на личной встрече, то было разумнее вместо копирования чтобы посмотреть информацию о нем, сделать кнопку, чтобы пользоваться по надобности. Например у нас Кладовщик делает Заявки на покупки и затем Менеджер отдела ставит подпись и потом генеральному на подпись. Если Кладовщик будет Сканировать бумажный документ то нужно поставить ссылку на фото или или Если пришел счет на оплату поставленного товара, тогда его фото. В большинстве случаев если закупки еженедельные и стандартные то нет необходимости просматривать документы, только лишь если Сумма закупки большая или партия или незапланированые услуги или товары тогда лишь обращаются к фото документа. Также можна добавить в систему и Сумму Документа. Таким образом будет видно сколько нужно оплатить в какой срок.