#Word #Документы #Офис
В этом видеоролике я расскажу каким образом можно используя инструмент "Вставка" создавать документы Word с автоматически обновляющимся содержимым. Это бывает полезно при работе с большим количеством однотипных документов, например, инструкций, отчетов, приказов и так далее.
Изложенный материал будет интересен не только руководящим сотрудникам пожарной охраны, но и вообще всем тем, кому очень часто приходится работать с документами Word.
-----------
Представим себе следующую ситуацию:
В организации в которой вы работаете есть большое количество однотипных документов - это могут быть инструкции, приказы, отчет или еще что-то. Как правило все эти документы имеют какие то общие элементы - чаще всего, шапку, в которой находится подпись утверждающего лица.
А теперь допустим, содержимое шапки поменялось - например, у руководителя поменялось звание или должность.
Для того, что бы привести в соответствие все документы в которых имеется элемент с утверждающим лицом, вам необходимо вручную изменить содержимое этого элемента во всех документах.
Это во-первых очень долго, а во вторых, может привести к возникновению всевозможных ошибок вследствие невнимательности.
Если у вас однотипных документов - три-пять, то ничего не страшного.
Но что делать, если таких документов, скажем 50?
Неужели нет способа как то упростить себе жизнь в такой ситуации?
------------
Такой способ конечно же есть!
Он заключается в использовании так, называемой фреймовой структуры документа.
Суть его заключается в том, что вместо того, чтобы обычным текстом набирать содержимое некоторых элементов, вы вставляете в документ ссылку на текст содержащийся в другом документе.
Теперь, если изменить текст в связанном документе, он так же изменится и во всех документах, которые на него ссылаются!
Сколько бы их ни было - хоть 10, хоть 100, хоть 1000!
При этом, внешне ваши документы выглядят точно так же.
---------
00:32 - проблема обновления данных в большом количестве однотипных документов
01:23 - фреймовая структура документов Word
01:53 - реализация с точки зрения документов Word
02:13 - использование вставки ссылок на другие документы Word
02:28 - создание документа для использования в качестве источника текста для вставки
02:40 - вставляем связанные фрагменты в документы
03:11 - обязательно включаем связь с файлом
03:23 - вставка фрейма в прочие документы копированием
03:55 - изменение исходного документа на который ссылаются все прочие
04:18 - результат использования ссылок на внешние документы (применения фреймовой структуры документа)
05:27 - применение фреймовой структуры для автоматизации обновления данных в одном документе.
05:41 - вставка связанных фрагментов из рабочих книг Excel
---------
Заглавное изображение: pixabay.com/ru/users/Pexels-2... с сайта pixabay.com/ru/?...
---------
Официальный сайт проекта ГраФиС - graphicalfiresets.ru
Присоединяйтесь к нам в сети ВКонтакте: aigs_grafis
Страничка проекта на сайте wiki-fre: wiki-fire.org/ГраФиС.ashx