Mit Microsoft 365, Teams, OneDrive und SharePoint Online entstehen zusätzliche Speicherorte für Dateien. Anwendern ist jedoch auf unklar, welche Dateien noch auf dem Fileserver gespeichert werden sollen und welche Dateien in Teams oder SharePoint liegen können. Die Folge: Teams Wildwuchs. Die Antwort auf die Frage, wie eine praktikable Lösung aussieht, heisst wie so oft: Es kommt darauf an...
Hier hilft nur ein klares Konzept vor dem Hintergrund eines definierten Anwendungsfalls. Im Video stelle ich in einer ausführlichen Demo ein Konzept zum Aufbau einer zentralen Dateiablage für projektorientierte Unternehmen vor. Dieses Konzept kombiniert eine Struktur von Projektverzeichnissen auf einer SharePoint-Site mit dem Zugriff der Anwender aus Teams-Kanälen. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Möglichkeit des abteilungsübergreifenden Zugriffs und Überlegungen zum Datenlebenszyklus von der Anbahnungsphase eines Projektes bis zur Servicephase.
Zusätzlich verwende ich für die automatische Anlage der Projektordner und Unterverzeichnisse einen Flow in Power Automate. Dieser wird aus einer zentralen Projektliste (Microsoft Lists) ausgelöst und stellt sicher, dass die Dateiablage über alle Projekte gleich strukturiert ist. Und damit ist dann auch der wichtigste Faktor für eine hohe Benutzerakzeptanz gegeben, nämlich Klarheit in den Dateiablagen.
Zusammenfassung der Lösungen in diesem Video:
Microsoft Teams für den Benutzerzugriff auf Dateiablagen
Microsoft SharePoint Online für die zentrale Dateiablage
Microsoft Lists für die Pflege einer zentralen Projektliste
Power Automate für die automatische Anlage der Projektordnerstruktur bei neuen Projekten
00:00 Einleitung Teams Dateiablagen
01:13 Anforderungen an Dateiablagen
04:10 Zentrale SharePoint Projektordner
07:17 Teams in Verbindung mit SharePoint-Ablagen
10:08 Multichannel Kommunikation mit Dateien
14:30 Ordnerstruktur mit Power Automate erzeugen
22:47 Empfehlungen Dateiablagen in Teams
24:07 Videoempfehlungen Teams und SharePoint Online