Jedes Unternehmen verwaltet Verträge - und benötigt ein modernes Vertragsmanagement für Arbeitsverträge, Rahmenverträge im Einkauf, Werkverträge im Projektmanagement, Leasingverträge im Flottenmanagement und so weiter. Und in Microsoft 365, SharePoint Online und Microsoft Syntex stecken vielen Funktionen, die das Erstellen und Verwalten von Verträgen vereinfachen und die Basis für Workflows und Prozesse bieten.
Im Video demonstriere ich einzelne Lösungsbestandsteile des Vertragsmanagements und der Vertragsverwaltung anhand eines Usecases im Personalwesen. Hier gibt es Anregungen und Lösungsansätze zu den folgenden Fragen:
Was sind moderne Vorlagen in Microsoft Syntex? Wie können Platzhalter in Vertragsvorlagen durch Inhalte aus SharePoint-Listen ersetzt werden? Wie kann die Ablage von Verträgen in SharePoint Dokumentenbibliotheken aussehen? Wie können Verträge oder digitale Akten automatisiert verschlagwortet werden, um Wiedervorlagen zu überwachen und eine schnellere Suche zu ermöglichen.
Der Usecase zum SharePoint Vertragsmanagement umfasst die folgenden Schritte: Erfassen von Bewerbungen über ein Bewerberformular mit Microsoft Forms, Nutzung von Power Automate zur Übertragung der Formularantworten in eine SharePoint Bewerberliste (Bewerberpool), Nutzung einer modernen Vertragsvorlage aus Microsoft Syntex zur Vertragserstellung mit Anbindung an die Daten aus dem Bewerberprofil und Tätigkeitsprofilen mit den Funktionen von Syntex Document Assembly. Ablage und automatische Verschlagwortung bzw. automatisierter Extraktion der Metadaten mit einem Syntex Modell zur Dokumentenerkennung.
00:00 Intro SharePoint Vertragsmanagement
01:23 Usecase & Bewerberformular
04:59 Moderne Vorlagen in Syntex
09:24 Verschlagwortung mit Syntex
11:24 Syntex Modelle zur Dokumenterkennung
14:29 Fazit Vertragsmanagement
15:39 Videoempfehlungen SharePoint
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