SharePoint Genehmigungsworkflow erstellen mit Power Automate und Inhaltsgenehmigungen

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SharePoint Genehmigungsworkflow erstellen mit Power Automate und Inhaltsgenehmigungen

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Björn Jansen

Күн бұрын

Пікірлер: 39

@thomasgoldammer3605 Жыл бұрын

... super erklärt - vielen Dank 👍...

@preamp365 Жыл бұрын

Danke fürs Feedback ✅

@mika05104 Ай бұрын

super Video - dankeschön 🫡, kurze Nachfrage gibt es die Möglichkeit das Absenden/Speichern eines Formulars in der Power App direkt für eine Genehmigung an den Vorgesetzten weiterzuleiten oder muss man dies immer händig in Sharepiont ausführen? (beispielsweise durch einen trigger oder flow) Dankes schonmal 👍

@preamp365 Ай бұрын

Ja, vermutlich wäre es sinnvoll, das Listenelement per Flow direkt aus der Power App anzulegen und dann im gleichen Flow die Genehmigung zu starten. Du könntest auch das Listenelement anlegen lassen, den Inhalt auf einem Kontrollscreen anzeigen und per Button den Genehmigungsflow initialisieren. Kommt also auf den Gesamtzusammenhang an.

@andrerambow9673 Жыл бұрын

Super erklärt! Ich habe allerdings ein Problem mit Abrufen der Metadaten. Was hast Du denn in das Feld ‚Dateibezeichner’ eingetragen? Bei mir funktioniert nichts außer die direkte Angabe des Dokumentes. Aber das kann ja nicht Sinn und Zweck sein…

@DannyNeumann Жыл бұрын

Du musst als Dateibezeichner "Identifier" oder auf deutsch "Bezeichner" eingeben.

@preamp365 Жыл бұрын

Hi, wie Danny bereits korrekt geschrieben hat, wird in der Aktion "Metadaten" abrufen der "Bezeichner" aus dem Trigger als Dateibezeichner eingetragen. Löst das dein Problem bereits? VG Björn

@andrerambow9673 Жыл бұрын

Super. Vielen Dank! So funktioniert das.😊

@yapet7750 2 ай бұрын

Danke für die Super Erklärung! Kann man in Version 1 eine Liste aller Personen ausgeben, welche die Datei genehmigt haben? Als eine Art zur Kenntnisnahme?

@preamp365 2 ай бұрын

Du kannst den Genehmigungsverlauf immer in der Teams Genehmigungsapp einsehen im Register "gesendet".

@dominikLae Жыл бұрын

Vielen Dank für das Video! Ich bin momentan an einem ähnlichen use case wie in demo 3 dran. Dabei wäre es super, wenn die Kommentare aus der Teams-Genehmigung in die Kommentarspalte des Versionsverlaufs übernommen werden würden. Komischerweise funktioniert das gut, wenn der Flow als "instant cloud flow" konfiguriert wurde. Bei "automated cloud flows" wird der Kommentar der Inhaltsgenehmigung allerdings nicht in den Versionsverlauf übernommen. Weißt Du woran das liegen könnte, oder wie es funktioniert?

@preamp365 Жыл бұрын

Hi, Danke fürs Feedback. Für das geschilderte Verhalten habe ich derzeit leider keine Erklärung, ist per Ferndiagnose so auch nicht analysierbar. VG Björn

@dattokoln6086 Жыл бұрын

Vielen Dank für die tolle Erklärung. Der Abschnitt drei, passt sehr gut zu dem, was ich benötige. Eine Kleinigkeit fehlt mir allerdings noch. Ist es möglich, dass nach der Genehmigung, das Dokument automatisch an einen anderen Vorgesetzten geschickt wird? Ablauf: Ersteller > Vorgesetzter > Abteilungsleiter

@preamp365 Жыл бұрын

Hi, Danke für das Feedback. Ja, der Ablauf kann auf serielle Genehmigungen angepasst werden. Melde dich gerne, falls du Unterstützung brauchst. VG Björn

@MarinaRadcke Жыл бұрын

Das Video ist wirklich hilfreich (und gut strukturiert!), um in das Thema einzusteigen, vielen Dank dafür. Ich habe gelesen, dass es durch Aktivierung der Multifaktor-Authentifizierung in Azure möglich ist, in den Einstellungen der Inhaltsgenehmigung in SharePoint eine zusätzliche Authentifizierung per SMS oder MS Authenticator zu erzwingen, wenn ein Dokument genehmigt wird. Habe dazu aber kein KZfaq Video oder vergleichbar konkrete Beispiele im Netz finden. Gibt es diese Funktionalität?

@preamp365 Жыл бұрын

Hi, Danke fürs Feedback zum Video! Die Funktion einer zusätzlichen Multifaktor-Authentifizierung bei der Genehmigung ist mir so leider nicht bekannt. Welches Risiko würdest Du damit denn begrenzen wollen? VG Björn

@MarinaRadcke Жыл бұрын

@@preamp365 Das wäre ein Weg, um regulatorische Anforderungen an elektronische Unterschriften im Medizinproduktebereich umzusetzen.

@preamp365 Жыл бұрын

@Marina Radcke das liest sich nach einer Anforderung Richtung eSignatur, oder liege ich falsch? Dafür gibt es gute Lösungen innerhalb von SharePoint.

@MarinaRadcke Жыл бұрын

@@preamp365 Ja, so ist es. An welche Lösungen innerhalb von SharePoint denkst du? Externe Produkte wie DocuSign oder amxSIGN, die in Office365 integriert werden können?

@preamp365 Жыл бұрын

Ja, u.a.: Bei amxSign bin ich natürlich etwas vorgeprägt, es ist ja das Produkt meines Arbeitgebers amexus. Es kommt dieses Jahr aber auch noch eine eSignatur direkt von Microsoft als Teil der Syntex-Lizensierung. Ist dann aber eher Richtung 2. Halbjahr zu erwarten, gesehen habe ich die Lösung noch nicht. Macht es trotzdem Sinn, dass wir uns das amxSign gemeinsam ansehen? VG

@johneisendraht56 6 ай бұрын

Sieht alles sehr spannend aus! Kann ich das mit der Office 365 Education A3 Lizenz auch "nachbauen" oder sind da die Möglichkeiten reglementiert? Danke für die Antwort!

@preamp365 6 ай бұрын

Hi, das habe ich noch nicht mit einer Education-Lizenz getestet. Generell muss Power Automate Free enthalten sein, dann sollte es möglich sein, da du dich nur innerhalb der Microsoft-Dienste bewegst.

@m.d.8083 3 ай бұрын

Moin, vielen Dank für das tolle Video. Ich habe das Ganze so nachgebaut. Allerdings konnte ich nirgendwo finden, wie ich einstelle wer denn genau der Freigeber ist. Ich konnte mir somit mein Dokument selber freigeben, was ja eigentlich nicht Sinn der Sache ist (4 Augen Prinzip) Über einen Tipp würde ich mich sehr freuen!

@preamp365 3 ай бұрын

Hi, die einfachste Lösung ist es, im Flow eine Variable zu definieren, über die der Genehmiger festgelegt wird. Alternativ kannst Du auch eine oder mehrere SharePoint-Gruppen für die Genehmiger anlegen, und die Gruppenmitglieder im Flow auslesen. Damit kannst Du dann auch recht dynamische Zuordnungen erstellen. Insbesondere dann, wenn Dokumente je nach Zugehörigkeit zu Unternehmen, Regionen, Abteilungen von unterschiedlichen Personenkreisen zu genehmigen sind. VG Björn

@nirlau 6 ай бұрын

Hallo Björn, Vielen Dank für dein Tolles Video! Was muss ich machen, wenn ich einen Use Case Ähnlich deiner Demo 2 habe und die Versionsnr. in einer Metadatenspalte anzeigen möchte? Bei mir nummeriert er die Dokumente, wie ich in der Ansicht des Versionsverlaufes sehen kann, aber die Werte werden nicht in die Standardspalte Version übertragen. Was ist hierfür zu beachten? Ähnliches gilt für die Metadatenspalte "Kommentar zur Freigabe", gibt es hier eine automatische Übteragung aus den Versionsverlaufinformationen?

@preamp365 6 ай бұрын

Hi, ohne jetzt ganz genau zu wissen, was du eingestellt hast, klingt es für mich erstmal merkwürdig. Wenn die Versionskontrolle nicht deaktiviert ist, dann solltest du auch die Version in der Spalte sehen. Mehr kann ich dir leider per Ferndiagnose dazu nicht sagen. Sende mir sonst gerne Screenshots an bjoern7272@gmail.com, danke! Viele Grüße, Björn

@nirlau 6 ай бұрын

Ich sende dir ein paar Bilder. Vielen Dank fürs Angebot und die schnelle Reaktion! @@preamp365

@nirlau 6 ай бұрын

Danke für die Unterstützung! @@preamp365

@AB-uy4ix Жыл бұрын

Hey Björn, hey community, wie kann ich bei zwei Spalten (eine für Räume eine für deren Buchung), überprüfen ob gewählter Raum schon belegt ist und wenn ja entsprechende Mitteilung dafür einrichten? Warscheinlich eine "Wenn" Formel??? Vielen Dank im Voraus!🙏

@preamp365 Жыл бұрын

Hi, Deinem Anwendungsfall kann ich noch nicht so ganz folgen. Nähere Erläuterungen/Screenshots zur Frage kannst Du mir gerne per Mail senden. Aber vielleicht ist tatsächlich jemand unter den Mitlesern hier, der näher am Case dran ist. Würde mich freuen!

@AB-uy4ix Жыл бұрын

@@preamp365 sorry, wo finde ich deine Mailadresse?

@danielwedler9690 Жыл бұрын

Gibt es von dir/oder jemandem ein Video, dass zeigt wie man eine Unterscheidung nach Rechnungsbetrag machen kann? z.B. unter 2000€ an Kollegen A, sonst an Kollegen B.

@preamp365 Жыл бұрын

Hi, es gibt in Power Automate zwei Konzepte, die für diesen Zweck in Frage kommen: Trigger Conditions oder Options. Ein konkretes Video kann ich dir leider nicht empfehlen. Du kannst mir aber gerne an bjoern7272@gmail.com schreiben, wenn du weitere Unterstützung brauchst. VG

@marceltheis5813 Жыл бұрын

Sehr gute Video ABER im Workflow für Power Automate stößt man relativ schnell an ein Problem: wenn sich das Dokument im Genehmigungsworkflow befindet und auf der SharePoint-Seite wieder ausgecheckt wird, erhält es den Status "Entwurf", wovon der Workflow natürlich nichts mitbekommt. MIt diesem Status wird es beim nächsten einchecken ggf. wieder, in einen neuen Workflow geschickt usw. --> dann passiert irgendwas und keiner weiß am Ende, welche Version denn jetzt tatsächlich genehmigt wurde, da ja rein von der Versionsnummer immer das gleiche in die verschiedenen Workflows geschickt wurde, halt nur mit anderem Inhalt. Ich zerbreche mir seit einiger Zeit darüber den Kopf, wie man Dokumente, die sich im Genehmigungsworklfow befinden für die Bearbeitung "verriegeln" kann, finde aber keine Lösung.....

@preamp365 Жыл бұрын

Hi, eine gute Fragestellung, die du einbringst. Bei den Entwürfen haben wir ja ohnehin eine eingeschränkte Sichtbarkeit der Entwurfsversionen, so dass ich mich frage, ob die von dir geschilderten Effekte in der Praxis wirklich relevant werden. Ich werde da mal durchspielen und eventuelle Erkenntnisse hier teilen. VG Björn

@markys.8311 9 ай бұрын

Super Video, wie auch alle anderen hier. Ich habe aber ein Problem. Ich bin als einziger bei Zugewiesen eingetragen. Die Genehmigung läuft auch durch. Aber der Workflow bleibt dann bei "Auf alle anwenden" hängen und nach längerer Zeit kommt die Fehlermeldung "Bad gatway".

@preamp365 9 ай бұрын

Hi, Danke fürs Feedback! Vermutlich hast du irgendwo in deiner Konfiguration einen kleinen Bug eingebaut. Ist natürlich per Ferndiagnose kaum möglich, dir weiterzuhelfen. Wende dich am besten an euren M365 oder Power Platform-Administrator. Für eine professionelle Betreuung der Umgebung kannst du natürlich auch gerne unter bjoern7272@gmail.com melden. VG Björn

@markys.8311 9 ай бұрын

@@preamp365 super, vielen Dank für die schnelle Antwort. Ich habe jetzt mal im letzten Inhaltsgenehmigungsstatus festlegen die Aktion auf Approve gestellt, da geht es durch. Aber bei Submit und Reject bricht er ab. Sehe gerade im Ausführungsverlauf das in der message "Access is diened" steht. Ich habe es schon an die Plattform Gruppe gegeben, mal schauen, ob die mir helfen können.