Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал www.youtube.co...
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» кроме базовых функций учета документов по описям предоставляет возможность работы со справочно-поисковой системой.
Система справочно-поисковых средств или по-другому «Научно справочный аппарат архива» - это комплекс различных архивных справочников о составе и содержании архивных документов.
В системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО» данная функция реализована в виде отдельного раздела, который представляет собой набор иерархических каталогов, настраиваемый технологом системы по правилам, принятым в архиве организации. Каталоги могут создаваться для дел и документов.
Выбирая определенную тематическую рубрику в разделе системы, пользователь видит дела или документы, которые отнесены к данной рубрике.
Необходимые рубрики назначаются непосредственно в карточке дела при ее создании. На отдельной вкладке содержится перечень каталогов, который настраивается под конкретный фонд, к которому относится дело.
При необходимости пользователь системы может изменять классификацию, редактируя состав рубрик в карточках.
По аналогичному принципу классифицируются и документы.
Тематические каталоги позволяют организовать массивы архивных документов по тем направлениям и видам деятельности, по которым архив получает запросы на предоставление документов от сотрудников организации для работы с документами архива.
Если в системе организована работа нескольких архивов, то справочно-поисковые средства возможно настраивать отдельно для каждого архива, обеспечивая разграничения доступа к информации, содержащейся в каталогах.