Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал www.youtube.co...
Работа с электронными подлинниками документов в системе «Архивное дело» организована с соблюдением общности учета и отображения дел и документов, но при этом с визуальной идентификацией электронных документов.
Механизм хранения электронных подлинников построен на принципах создания доверенной среды, куда входит система оперативного делопроизводства, сервисы передачи документов, система архивного хранения и файловое хранилище.
После экспорта документов из системы электронного документооборота, пакет документов в составе дела попадает в зону обмена, где формируется контейнер для передачи документов на архивное хранение.
Сформированный контейнер заверяется электронной подписью сотрудника, который передает документы на хранение. После подписания контейнер попадает в карантинную зону, где проходит проверку на содержание вредоносного программного обеспечения и форматно-логический контроль.
Все электронные подлинники документов отображаются в реестре и доступны для ознакомления. Реестр подлинников формируется на основании записей документов, размещенных в закрытом эталонном хранилище системы.
Доступ к данному хранилищу заблокирован для всех пользователей системы. Для работы с документами в системе автоматически создается рабочая копия, с которой в дальнейшем и работают пользователи.
Готовый к загрузке в хранилище контейнер отображается в соответствующем разделе системы. Пользователь может ознакомиться с результатом проверки контейнера на вредоносное ПО и приступить к загрузке контейнера в хранилища системы.
После загрузки контейнера в эталонное и рабочее хранилища формируется информационный ярлык о загруженных документах со ссылками на файлы в объектном хранилище. Далее этот ярлык выступаем связующем звеном при загрузке данных о документах в систему «Архивное ДЕЛО», которая выступает как учетная система и система для работы сотрудников организации с документами на архивном хранении.
В номенклатуре дел системы «Архивное дело» заголовки, предназначенные для хранения электронных подлинников дел документов, отмечены соответствующим индикатором.
Переходим к загрузке информации о делах и документах, содержащихся в загруженном контейнере. Для этого выбираем команду «Импортировать дело из хранилища», в открывшемся окне выбираем сформированный информационный ярлык загруженных документов.
После импорта дела мы можем просмотреть состав документов, загруженных в систему «Архивное дело».
Важно отметить, что при формировании контейнера, из файлов, которые содержаться в документе, формируется специальный файл, "контент пдф» в формате пдф А, который содержит визуализацию всех файлов документа.
Это сделано для того, чтобы обеспечить доступ к информации том случае, если исходный формат прикреплённых файлов станет невоспроизводимым.
Также в состав документа входит архивный файл, содержащий информацию об электронных подписях и эксэмель файл, содержащий метаданные регистрационной карточки документа из системы оперативного делопроизводства.
Целостность документов в системе «Архивное дело» обеспечивается за счет размещения документов в составе контейнеров, для которых рассчитывается хеш сумма с использованием незамкнутой цепочки алгоритмов. При этом заказчик можете настраивать любое количество алгоритмов, по которым будет рассчитаться хеш сумма.
В случае если какие-либо алгоритмы теряют свою актуальность возможно заменять эти алгоритмы с пересчетом без потери данных. Надежность хранения усиливается за счет размещения информации в рабочем и эталонном хранилище с возможностью восстановления данных из неприкосновенного эталонного экземпляра.