📂 7 Tipps für das optimale Dateiablage-System (mit OneDrive & SharePoint)

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Күн бұрын

Heute mangelt es uns nicht mehr an Speicherplatz, sondern an Struktur. Wir sammeln immer mehr und finden immer weniger. Sieben Tipps wie Du aus diesem Schlamassel heraus kommst, erfährst Du in diesem Video.
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00:00 Einleitung
00:38 Übersichtliche erste Ordner-Ebene
01:31 Sortierung erzwingen durch Zahlen
02:21 Projektordner brauchen ein Archiv
04:37 Arbeit mit Jahresordnern
05:59 Neue Datei gleich an richtiger Stelle speichern
07:09 Datei-Explorer an der richtigen Stelle starten
07:59 OneNote Notizbücher & geteilte Dateien jeweils in einem Ordner sammeln
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Пікірлер: 43

@wolfgangdoster352 9 ай бұрын

Sehr wichtiges Thema, welches vor allem in Firmen viel zu kurz kommt! Danke für das Video!

@LH-ix8nt 26 күн бұрын

Vielen Dank für dieses tolle Video! Ich habe mich dabei ertappt, bei jedem Kapitel beipflichtend zu nicken😂 ich werde die Tipps für das Laufwerk im Büro schnellstmöglich anwenden - und reulos löschen und Löschtermine festlegen.

@gabirychlicki1150 4 ай бұрын

Ich habe gleich heute meinen PC auf Arbeit aufgeräumt 😊. Wir haben seit einem Jahr ein digitales Steuerbüro. Dank eurer Videos habe ich nun endlich ein System für mich gefunden, alles übersichtlicher zu gestalten. Auch mein Desktop ist seit heute aufgeräumt. Der Schreibtisch wurde neu organisiert, meine Zettelwirtschaft abgeschafft, es gibt jetzt ein Notizbuch. Vielen lieben Dank...macht weiter so. Lg. Gabi 🙂

@buerokaizendigital 4 ай бұрын

Herzlichen Dank für das Feedback. Das freut uns, wenn die Videos hilfreich sind 😊👍

@gabirychlicki1150 4 ай бұрын

Dankeschön für die Tipps. Nehme sehr viel mit. 😊

@HU_SAPeters 9 ай бұрын

Das führende Datum bei den Dateien mache ich ganz genauso, jedoch schreibe ich es bewusst im ISO Format - also mit Bindestrichen 2023-09-19. Das lässt sich dann auch programmatisch in einem Skript besser verwursten und der Punkt hat unter Windows für mich in erster Hand eine Exklusivität um die Dateinamenserweiterung abzugrenzen.

@buerokaizendigital 9 ай бұрын

Guter Tipp, danke.

@fragglegabo8427 9 ай бұрын

Sehr gutes System, ich habe schon die ein oder andere Firma gesehen welche ein solches Durcheinander hat, das man gar nichts mehr findet. Ich persönlich bin wie Sie ein freund von klaren Strukturen. Danke für das tolle Video

@buerokaizendigital 9 ай бұрын

Danke fürs Feedback 😊

@user-hx4ju8xm6k 4 ай бұрын

Da war für mich alles dabei, was wichtig ist. Danke ! 😆

@buerokaizendigital 4 ай бұрын

Das freut uns Herr Koch. Vielen Dank fürs Feedback 😊

@iha10512 9 ай бұрын

Das was ich bei Sharepoint liebe, sind die Versionierungsstände, damit man nicht länger mit einem Archiv Ordner arbeiten muss und auch die Suchfilter, damit man immer dass findet was man sucht. Ich hoffe, dass es irgendwann für Windows Explorer übernommen wird.

@natashamararia8019 9 ай бұрын

Super Video. Das ist echt nützlich.

@Tremor2007 Күн бұрын

Danke für das Video. Ich finde es schade, dass man unter Windows nicht sämtliche Dateien verschlagworten kann und wünschte, dass es zumindest Cloud-Speicher gäbe, bei dem das möglich wäre.

@christoffer803 9 ай бұрын

Wie immer ein sehr gutes Video, danke!! Gibt es bei Ihnen im Projektmanagement eine Anwendung des Tools „Trello“ und wäre es interessant mal ein Video über die Zusammenarbeit / Verbindung von Trello mit M365 zu machen? LG

@buerokaizendigital 9 ай бұрын

Danke für das Feedback. Nein Trello nutzen wir bei uns nicht. Für unsere Zwecke reicht der Planner.

@MR-sg4sy 9 ай бұрын

Wieder super Video.Arbeitest du auch mit Verknüpfungen. z.B. wenn du Unterlagen zu einem Seminar in einem Ordner hast und dann beim Seminar Bilder machst die im Ordner Bilder liegen.Kommt dann die Verknüpfung zu den Bildern in den Ordner des Seminars?

@buerokaizendigital 9 ай бұрын

Könnte man machen. Ist mir aber zu kompliziert. Ich versuche es immer einfach zu halten.

@volkerg 5 ай бұрын

@@buerokaizendigital Und wie sieht Ihre Lösung dann dafür aus? Haben Sie dann in dem Seminarordner einen Ordner mit den Bildern und den gleichen nochmal im Bilderordner? Ich bin nämlich gerade dabei meine Ordnerstruktur, wie in Ihrem tollen Video, aufzubauen und frage mich bei einigen Ordnern schon wohin ich sie verschiebe, weil es eben nicht immer eindeutig ist und in zwei Themenordner passen würde. Da könnte man dann tatsächlich mit Verlinkungen zu dem jeweils anderen Ordner arbeiten.

@lousalome963 Ай бұрын

@@volkerg Wichtiges Thema! Das interessiert mich auch sehr! Gerade in einem Unternehmen wo man einige Dateien rein theoretisch doppelt ablegen müsste. Insbesondere bei Projekten wo diverse Materialien zusammen kommen und auch alle gesammelt abgelegt sein müssen. (Bilder, Flyer, Präsentationen, Skripte etc.). Man müsste diese Dateien dann aber theoretisch / praktisch auch in der jeweiligen Unterkategorie, Projekt gelöst finden

@guidogrommeck3247 9 ай бұрын

Mir haben bisher viele Videos sehr gut gefallen! Weiter so! Ich nutze MS 365 A1. In OneDrive werden auf der ersten Ebene Ordner automatisch angelegt. Z.B. Wenn ich MS Lens benutze. Wenn ich nun diesen Ordner in eine Ebene darunter verschiebe, werden alle neuen von Lens erzeugten Dateien nicht mehr in diesem Ordner abgelegt sondern es wird wieder ein neuer Ordner auf der ersten Ebene automatisch angelegt. Wie kann ich das verhindern bzw. welche Einstellungen muss ich vornehmen? Wie sieht es mit den automatisch erstellten Ordnern wie - Whiteboards - Videos - Screenshots - Bilder aus? Treten dort die gleiche Probleme auf? Gibt es eine Lösung? Zu diesem Thema würde ich mich über ein Video freuen.

@buerokaizendigital 9 ай бұрын

Es gibt meines Wissens leider keine Lösung. Sobald man die Tools (Lens, Whiteboard, Teams,...) nutzt, werden automatisch die Ordner in der ersten Ebene angelegt. Ein Verschieben des Ordners funktioniert nicht...

@cms9193 9 ай бұрын

Projektbezogene Onenotes würde ich im Projektordner speichern, denn dann sind sie auch Teil der Archivierungs- und der Löschroutinen.

@buerokaizendigital 9 ай бұрын

Gute Idee, danke 👍

@Hoffer1801 7 ай бұрын

Der Ordner "Transfer" ist mir unklar! Du sagst, dass diese Dateien Kopien sind. Entsteht dann nicht wieder eine doppelte Ablage der Dateien? Also in "Transfer" und in der Projekt Ordnerstruktur?! Macht es evtl. Sinn, mit Verknüpfungen im "Transfer" Ordner zu arbeiten?

@buerokaizendigital 7 ай бұрын

In dem Fall arbeite ich bewusst mit einer Mehfachablage, weil ich nicht meine Original-Dateien teilen will. Ich teile nur die Kopien aus diesem Ordner heraus. Wenn ich mal alle Datei-Freigaben bereinigen will, reicht es den Ordner einmal zu leeren. Kann man natürlich auch anders machen... 😊

@jaegerITgmbh 5 ай бұрын

Vorsicht mit Abständen, Umlauten und Punkten in Ordner und Dateinamen. Nach Möglichkeit darauf verzichten. - Ä, Ö, Ü mit ae, oe, ue ersetzen - Punkte mit Bindestrich oder Unterstrich ersetzen - Abstand mit Bindestrich / Unterstrich ersetzen oder gleich ganz weglassen Je nach System werden die obengenannten Zeichen falsch interpretiert oder blasen den Pfad unnötig mit komplizierten Zeichenfolgen auf.

@buerokaizendigital 5 ай бұрын

Danke für den Tipp

@joachimpache5317 9 ай бұрын

Ich würde gern ich meiner Desktopversion von One Note die Ordner neu sortieren . Sie sind noch in der Reihenfolge des anlegens . Was kann ich da machen ? Danke im voraus .

@oliverl8880 9 ай бұрын

Durchnummerieren

@buerokaizendigital 9 ай бұрын

Wollen Sie OneNote Notizbücher oder OneDrive Ordner sortieren?

@joachimpache5317 9 ай бұрын

Ich möchte die OneNotebücher neu sortieren in der Desktopversion

@buerokaizendigital 9 ай бұрын

@@joachimpache5317 In der Desktop Version kann ich die Notizbücher einfach per Drag & Drop in der Reihenfolge verändern (mit der gedrückten Maustaste)

@joachimpache5317 9 ай бұрын

Dankeschön 👍@@buerokaizendigital Wissen Sie auch , wie man sie (OneNotenotizbücher) auf dem iPhone neu ordnen kann ?

@revitelke 9 ай бұрын

Wie ist es aktuell mit Sonderzeichen (Leerzeichen, Bindestrich, Umlaute...)? Sind diese inzwischen benutzbar? Gibt es keine Probleme mehr bei der Archivierung (dass Sonderzeichen durch %% ersetzt werden)?

@NoName-cp8dz 9 ай бұрын

Es gibt bei Microsoft dazu ein Dokument wo diese erklärt wird was erlaubt ist und was nicht. Es gibt da auch Unterschiede zw. OneDrive Privat und OneDrive for Business. ("Einschränkungen und Einschränkungen in OneDrive und SharePoint" - ich weiss liest sich ungewöhnlich aber so steht es auf der Microsoft Seite) Auch würde ich die Leerzeichen durch ein Unterstrich "_" ersetzen; dies spart Zeichen. Denn Leerzeichen werden im Path in %20 umgewandelt. Das kann bei entsprechender Path und Dokumentennamen schon zu Problemen beim Lesen und Speichern führen.