Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал www.youtube.co...
Для формирования запросов на выдачу дел и документов, в системе «Архивное дело», реализована возможность создания запросов. Функция доступна пользователям читального зала, делопроизводителям и архивным работникам.
При формировании запроса пользователь может указать информацию о необходимых ему документах, прикрепить найденные карточки документов и запросить доступ к файлам. После сохранения информации, запрос поступает на рассмотрение к архивному работнику.
При рассмотрении запроса, сотруднику архива, доступны различные способы обработки запроса. Например, добавление документов непосредственно в карточку запроса, формирование справки, прикрепление различных файлов документов.
Данный механизм подходит для работы как с копиями бумажных документов, так и с электронными документами, хранящимися в системе.
В системе «Архивное дело» предусмотрен отдельный механизм выдачи электронных документов. Выдача электронных документов доступна только для подлинников документов, учтенных в реестре подлинников. Данная функциональность доступна при наличии в системе опции архив электронных подлинников.
При поступлении запроса на выдачу электронных документов, сотрудник архива, из доступных ему документов, выбирает необходимые отмечая их в списке и запускает функцию формирования пакета выдачи.
В открывшемся окне указывается основание выдачи документов и сертификат электронной подписи, которым будет подписан пакет выдачи электронных документов. Пакет выдачи, формируется архивным хранилищем и представляет собой zip-архив, содержащий паспорт контейнера выдачи, описание документа, метаданные и файлы документа, а также специальные файлы, которые были переданы вместе с документом в архив. В пакет выдачи так же входит электронная подпись ответственного лица, осуществившего выдачу документов.
В дальнейшем сформированный пакет выгрузки может быть записан на любой электронный носитель либо по требованию отправлен по электронным каналам связи.
Все выданные контейнеры учитываются в специальном реестре системы и хранятся в системе не менее 3 лет, по истечении срока хранения контейнеры могут быть удалены. Все действия по выдаче электронных документов фиксируются в системе с указанием даты и времени осуществлений операции.
При работе с реестром выдачи, пользователь системы может перейти в регистрационную карточку документа и ознакомиться с составом документов, который был включен в пакет выдачи.
Система «Архивное дело» обеспечивает автоматизацию всего комплекса работ с электронными документами. Документы хранятся в системе с обеспечением аутентичности, достоверности и пригодности к воспроизведению на основании организации доверенной среды.
Копии документов входящие в состав пакета выгрузки формируются на основании данных, которые хранятся в эталонном хранилище системы, и заверяются электронной подписью сотрудника, осуществившего выдачу документов. Тем самым обеспечивая целостность и неизменность пакета выдачи при передаче документов третьим лицам.