Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал www.youtube.co...
Опция «Поточное сканирование» в системе «Архивное дело» предназначена для оцифровки бумажных документов и сохранения их в карточке дела либо отдельных карточках документов.
Для работы с опцией поточное сканирование на рабочем месте пользователя должно быть установлено и настроено соответствующее сканирующее приложение, обеспечен доступ к потоковому сканеру и назначены необходимые права.
В системе Архивное ДЕЛО предусмотрено два сценария сканирования документов. Сканирование в карточку документа или сканирование в карточку дела с автоматическим созданием карточек документов.
Для запуска поточного сканирования дел отмечаем необходимое из списка и переходим в раздел печать штрих кода. В открывшемся окне выбираем необходимый формат сохранения электронного образа документа.
Выбором из списка, указываем место печати штрих кода на листе и ориентацию страницы. Штрих код может быть распечатан на клейкой ленте для дальнейшего наклеивания его на лист документа.
Если поставить признак «Штрих-код только для поиска» система позволит распечатать штрих-код, но поточное сканирование осуществляться не будет.
Заполнив необходимые данные, нажимаем кнопку печать. Система создаст файл содержащий штрихкод указанного при формировании дела.
В дальнейшем штрих код распечатывается, на документе либо отдельном листе, в указанном при формировании месте.
Для сканирования отдельных документов переходим в дело, отмечаем необходимый документ, нажимаем кнопку печать штрих кода. В открывшемся окне, при необходимости, производим настройку сканирования и печати штрих кода. Создаем заявку на сканирование и формируем штрих код.
Для сканирования необходимых документов непосредственно на сканере. Необходимо сформировать пачку документов, содержащую необходимые штрих коды, стоп лист и разделители.
Листы разделители необходимы для того, чтобы разделить сканируемые документы на отдельные файлы и сохранить их в системе.
Созданные заявки на сканирование и статус их выполнения можно посмотреть на вкладке поточное сканирование. Система автоматически проставляет соответствующие статусы по заявкам на сканирование.
Состав пачки документа выглядит следующим образом. Первым идет лист со штрихкодом заявки на печать. Далее листы сканируемого документа. При необходимости получения в рамках одного сканирования нескольких отдельных файлов различных документов, после последнего листа документа и перед первым листом следующего документа прокладываются листы разделители. В конце пачки документов обязательно укладывается стоп лист.
В рамках одного сканирования могут осуществляться несколько заявок на сканирование.
Начинаем поточное сканирование документов. В процессе сканирования пачки документов, файлы поступают в папку поточного сканирования и автоматически забираются системой для анализа и обработки.
После завершения сканирования статус заявки будет автоматически изменен. Все отсканированные файлы документов автоматически распределяются в рамках системы по указанным делам и документам и доступны для ознакомления.