Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал www.youtube.co...
Уничтожение электронных документов по истечении сроков хранения в ведомственном архиве выполняется в соответствие с правилами работы архивов. Это касается документов и дел, которые не предаются на государственное хранение и уничтожаются по истечении сроков в ведомственном архиве.
Процедура уничтожения электронных документов, в системе Архивное дело реализована следующим образом. Дела и документы с истекшим сроком хранения, автоматически помечаются специальным индикатором «Срок хранения истек». В системе реализована возможность ведения актов о выделении дел и документов к уничтожению.
Для помещения дел в акт отмечаем дела с истекшим сроком хранения и включаем их в «Акт о выделении к уничтожению документов неподлежащих хранению».
После того как все дела с истекшим сроком хранения будут перемещены в акт, формируем проект акта о выделении к уничтожению документов, данный проект рассматривается и согласовывается экспертно-проверочной комиссией организации.
После утверждения и подписания акта всеми членами комиссии, ответственный сотрудник приступает к техническому уничтожению электронных документов в системе «Архивное дело». Для этого переходим в сформированный акт и нажимаем кнопку «Уничтожить по акту». Следует отметить, что данная функция доступна только отдельным категориям пользователям системы при наличии опции «Архив электронных подлинников».
При запуске процедуры уничтожения пользователю будет доступен список реквизитов для настройки состава реквизитов, которые после выполнения процедуры уничтожения, будут удалены из базы данных системы «Архивное дело». Состав уничтожаемых реквизитов согласовывается и утверждается экспертной комиссией организации. Отмечаем согласованные реквизиты и нажимаем кнопку «Выбрать». Запустится процесс уничтожения документов, при завершении система сформирует «Протокол о выполнении операции» содержащий информацию об обработанных делах и документах.
Система формирует акт об уничтожении метаданных, в котором по каждому делу прописывается список уничтоженных документов. Данный акт является подтверждением уничтожения документов ответственным сотрудником организации в системе «Архивное дело». Все уничтоженные дела отмечаются в системе специальным индикатором, в акте уничтожения автоматически проставляется отметка о дате уничтожения документов в системе, акт блокируется от изменения и доступен только для ознакомления пользователям системы.
В учетных формах уничтоженных дел и документов, содержится информация о дате уничтожения и акте на основании которого были выполнены данные действия. Дальнейшая работа с такими делами возможна справочно и только с тем составом реквизитов, который остался в карточках учетных форм.