Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал www.youtube.co...
Экспертиза ценности документов в системе «Архивное дело» производиться в классической концепции с момента составления номенклатуры дел.
На основании используемого компанией типового перечня документов, в каждом заголовке дел указывается статья и сроки хранения документов.
При создании заголовка дел, пользователю (архивариусу) системы доступно добавление статей хранения из рекомендованных перечней. Иерархический перечень содержит в себе рубрики и статьи хранения с указанием сроков хранения.
При этом, если определенный заголовок включает в себя несколько статей хранения с различными сроками хранения, архивариус может выбрать необходимую статью, которая будет определять срок хранения документов.
Система автоматически отслеживает сроки хранения. Дела, срок хранения которых истек, отмечаются красным флагом. Дела, срок хранения которых истекает в текущем году, отмечаются желтым флагом.
Для таких дел готовятся акты к уничтожению, либо акты убытия, в зависимости от того, к какой категории дел относятся данные документы. Если дела временного хранения и их срок хранения в архиве истекает, то готовятся акты об уничтожении. Если срок хранения дел в архиве истек, но данные дела подлежат передаче на постоянное хранение в госархив, формируются акты приема передачи дел.
Для поиска всех документов архива, по которым необходимо провести экспертизу ценности, воспользуемся поисковым запросом, указав необходимые реквизиты. В результате поиска отобразятся все дела, подходящие под сформированный запрос.
При подготовке дел для передачи на постоянное хранение система обеспечивает формирование сдаточных (сводных) описей и последующее их согласование с государственным архивом для передачи дел.
В рамках системы формируются сводные описи дел разных категорий хранения. Каждая опись дел структурируется по годам или по подразделениям. При этом вывод описей на печать возможен по годовым разделам, либо печать всей описи с внутренней структурой.
Описи в системе могут формироваться как для бумажных, так и электронных документов.
Этап приема передачи дел на постоянное государственное хранение закрепляется в системе актом о выбытии документов.