Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал www.youtube.co...
Передача документов на архивное хранение - это важная процедура для любой организации. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сотрудников архива.
В системе «Архивное дело» подготовка дел осуществляется делопроизводителем в соответствующем разделе системы. Делопроизводители формируют дела, оформляют реквизиты и работают с документами только в рамках тех подразделений, к которым у них разрешен доступ.
При этом делопроизводителю доступен функционал пересчета реквизитов и разделение дел на тома, если количество документов превышает установленные нормативными актами ограничения.
При подготовке дел для передачи на архивное хранение формируются обложка, внутренняя опись или заверитель сформированного дела.
После того, как подготовка дел будет завершена, делопроизводитель оформляет сдаточную опись. В сдаточной описи можно проверить готовность дел к передаче в архив, отправить сформированную опись совместно с делами архивариусу.
Архивариус на своем рабочем месте проверяет сдаточные описи, подготовленные делопроизводителями в подразделениях, и принимает опись в архив.
Для предотвращения дублирования информации в архиве, система проверяет уникальность передаваемых документов. В случае, если принимаемые в составе сдаточной описи дела уже существуют в архиве, например, были ранее переданы другим делопроизводителем, система предложит архивариусу переложить документы в существующее дело, либо создать дополнительное новое дело. После приема дел на архивное хранение распечатывается сдаточная опись.
В случае, если делопроизводители не работают в системе «Архивное дело» и вопросами архивного хранения документов занимается только архивариус, в системе предусмотрена работа в двух страничном режиме, когда на разных страницах системы отображается информация о заголовках и делах выбранного подразделения. Все операции по подготовке и формированию дел, приему и передаче документов на хранение, архивариус выполняет самостоятельно.
При работе с делами архивариус проверяет корректность введенной информации, заполняет необходимые реквизиты формируемых дел.