In deze vlog vertel ik over hoe je als secretaresse de regie kunt nemen.
De meeste secretaresses hebben gekozen voor dit beroep omdat ze graag zorgen voor anderen. Het graag willen zorgen voor anderen is ook een hele mooie kernkwaliteit. Alleen zit net als bij elke kernkwaliteit die je bij je geboorte hebt meegekregen het gevaar dat je hierin kunt doorslaan. Dat wil zeggen te ver in kunt gaan, waardoor we té zorgzaam zijn en daardoor onszelf wegcijferen.
Wat er dan gebeurt is dat we anderen laat bepalen hoe onze werkdag verloopt. Want als er iedere keer iemand iets komt vragen om te doen, zijn jij geneigd om gelijk opstaat en te zeggen ‘dat doe ik wel even’. Want we doen dit ook graag. We zijn graag behulpzaam. Alleen komen we daardoor niet aan ons eigen werk toe. Dit laten we dan liggen, want alles van anderen laten we voor gaan. Eigenlijk laten we ons dan leiden door de waan van de dag. We laten anderen bepalen wanneer we wat wanneer doet. Want vaak horen we dat het haast heeft. Ons eigen werk stapelt op en als we maar genoeg doorgaan dan raken we uitgeblust. Want aan ons eigen werk komen we pas toe aan het einde van de dag en dus maken we steeds langere dagen.
Er is een manier om toch excellente ondersteuning te bieden en voldoende tijd over te houden voor ons eigen werk. Namelijk als we de regie nemen. Hoe doe je dat nu?
Jij bent de regisseur van jouw leven!
Wat zijn jouw dromen? Als er een film zou zijn over jouw toekomstige leven dus met jou in de hoofdrol, hoe zou je dan willen dat deze film zou heten? Hoe zie je je leven dan voor je? Als alles mogelijk zou zijn en geld geen rol zou spelen, wat zou je dan doen. Wat doe je voor werk? Hoeveel uur werk je? Wat doe je verder allemaal en met wie ben je dan?
Levensdoelen
De regie nemen begint door jezelf centraal te stellen in jouw leven en te kijken wat jij voor levensdoelen hebt. Denk aan de film die over jouw toekomstig leven is gemaakt en schrijf dan jouw levensdoelen op. Je kunt dit opschrijven op papier of in de vorm van een tekening of een schilderij. Het maakt niet uit hoe je dit doet, als het voor jou maar helder is.
En net als in jouw film, kun je ook hier weer dromen. Dus denk groot alsof alles mogelijk is. Wat zijn dan jouw levensdoelen.
Werkdoelen
Vervolgens kijk je naar je werkdoelen. Ook hier denk je weer aan de film waarin jij de hoofdrol speelt. Als alles zou gaan lukken en je niet zou kunnen falen, wat zijn dan je werkdoelen. Schrijf, teken of schilder ook deze doelen.
Maak een dreamboard
Koop een groot dik wit papier. Knip uit een aantal tijdschriften teksten die passen bij jouw film en jouw levens/werk doelen en plak deze op dit papier. Hierdoor heb je jouw dromen visueel gemaakt. Plak dit dreamboard op een plaats waar je regelmatig bent of langsloopt.
Privé en zakelijke agenda bijhouden
Als je nog geen privé agenda hebt, koop je voor jezelf een mooie agenda. Hierin noteer je alle gebeurtenissen die voor jou belangrijk zijn, zoals verjaardagen en vakanties. Maar ook plan je hierin leuke verwendagen zoals bijvoorbeeld een sauna dag met je partner of vriendin.
Daarnaast ga je, als je dit nog niet hebt, ook een zakelijke agenda beheren. Het makkelijkste is een digitale agenda zoals bijvoorbeeld Outlook, omdat je deze naast de agenda van je leidinggevende of andere managers waar je voor werkt kunt zetten. In deze zakelijke agenda noteer je eerst alle belangrijke gebeurtenissen zoals je in je privé agenda hebt gezet. Zo kun je gelijk zien wanneer je zeker niet kunt overwerken of je blokt een uur zodat je dan zelfs eerder naar huis kunt. Daarna noteer je hierin al je (terugkerende) taken, zoals vergaderingen notuleren maar ook het voorbereiden van de vergadering en het uitwerken van de notulen.
Vervolgens blok je iedere dag één uur om geconcentreerd aan iets te kunnen werken. Tijdens dat uur ben je dus ook niet beschikbaar.
De regie nemen
Vanaf dit moment kun je de regie nemen, want iedere keer als er iemand bij je komt met werk dan kijk je eerst in je agenda. Om vervolgens aan te geven wanneer en hoeveel tijd je hiervoor hebt.
Als je dit alles doet, dan heb je de regie genomen. Je zal merken dat dit je een super goed gevoel geeft. Je staat dan namelijk nog steeds voor anderen klaar en levert excellente ondersteuning, maar niet meer ten koste van jezelf. Jij bepaalt, want jij bent de regisseur van jouw leven!
Ik ben heel benieuwd naar jouw reactie. Wil je dit met me delen, zodat we elkaar kunnen steunen en aanmoedigen om de regisseur te kunnen zijn in ons leven.
Wil je meer weten over Happy Assistant en wat ik voor jou kan betekenen? Kijk dan op www.happyassistant.nl